Perkara Yang Perlu Diberi Perhatian:
1. Seksyen 48. Penubuhan
Arkib Negeri, Akta Arkib Negara 2003:
Penubuhan Arkib Negeri
48. (1) Sesuatu
Kerajaan Negeri boleh, dengan kelulusan Yang di-Pertuan Agong, melalui
perintah, menubuhkan Arkib Negeri.
(2) Peruntukan seksyen 4 hingga 47 Akta ini hendaklah terpakai mutatis mutandis bagi Arkib Negeri
sebagaimana yang terpakai bagi Arkib Negara, terutamanya dan tertakluk kepada
yang berikut:
(a) hendaklah
dibaca bagi perkataan “sepuluh” dalam perenggan 14(1)(c), perkataan “enam”;
(b) sebutan tentang
Menteri hendaklah ditafsirkan sebagai sebutan tentang Menteri Besar atau,
mengikut mana-mana yang berkenaan, Ketua Menteri bagi Negeri itu; dan
(c) sebutan tentang
setiap Majlis Parlimen dalam subseksyen 46(2) hendaklah ditafsirkan sebagai
sebutan tentang Dewan Undangan Negeri bagi sesuatu Negeri.
2. ‘Article 26. Exercise of
legislative power, of the Constitution of the State of Penang’.
3.
Perlembagaan Persekutuan, Jadual Kesembilan, Senarai II-Senarai Negeri;
2. Kecuali mengenai Wilayah
Persekutuan Kuala Lumpur, Labuan dan Putrajaya, tanah termasuk—
(a) pemegangan tanah, hubungan antara tuan tanah dengan penyewa;
pendaftaran hakmilik dan
surat ikatan yang berhubungan dengan tanah; penerokaan, pemajuan tanah dan
pemuliharaan tanah; sekatan sewa;
(b) tanah simpanan Melayu atau, di Negeri Sabah dan Sarawak, tanah simpanan
anak negeri;
(c) permit dan lesen untuk mencari gali bagi lombong; pajakan melombong dan
perakuan melombong;
(d) pengambilan tanah secara paksa;
(e) pindah hakmilik tanah, gadai janji, pajakan dan gadaian berkenaan dengan
tanah; isemen; dan
(f) rad; harta karun tidak termasuk benda purba.
4. Pekeliling Pesuruhjaya Tanah Persekutuan Bil.
33/2009; ‘Memindahkan
Rekod Pejabat Pendaftar Dan Pejabat Tanah Ke Arkib Negara’ dan Pekeliling Pesuruhjaya Tanah Persekutuan Bil.
4/1969; ‘Keselamatan
Dokumen-dokumen Di Pejabat-pejabat Tanah Dan Galian Dan Pejabat-pejabat Tanah
(Disemak 2009)’.
Perkara Berkaitan Pentadbiran Tanah:
1. Berdasarkan pemerhatian, didapati bahawa pengurusan dan pelupusan rekod awam di
pentadbiran tanah tidak diurus dengan sebaiknya mengikut kehendak Akta Arkib Negara 2003.
Dimana rekod aktif/semasa, rekod separa aktif/separa semasa dan rekod tidak
aktif/tidak semasa; tidak diselenggara dengan sebaiknya mengikut kaedah-kaedah seperti:
a)
Penutupan
Fail:
i.
Fail
yang mengandungi 100 kandungan/lampiran atau ketebalannya 4cm (mana-mana yang terdahulu)
hendaklah ditutup dan fail baru dibuka.
ii.
Fail
juga ditutup setelah selesai segala Tindakan dan tiada rujukan yang perlu diambil
oleh pejabat awam.
b)
Pelupusan dengan cara menguruskan pengasingan rekod
dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya (penangguhan pemindahan).
c)
Tamat tindakan dengan penetapan yang menjelaskan rekod
telah tamat atau tiada tindakan lanjut di kehendaki diambil tentang rekod tersebut.
d)
Jadual pelupusan rekod iaitu jadual yang mengenal pasti
rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod
yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang ditentukan.
e)
Pemusnahan dengan perbuatan memusnahkan atau menghapuskan
apa-apa jenis rekod mengikut prosedur yang ditetapkan.
f)
Pemindahan dengan perbuatan memindahkan rekod awam kepada
jagaan dan kawalan Arkib Negara.
g)
Pemeliharaan iaitu keseluruhan proses dan
pengendalian yang terlibat dalam perlindungan fizikal rekod awam dan arkib awam
daripada kerosakan atau kemerosotan dan dalam pemulihan atau pembaikan rekod
dan arkib itu.
2. Walaubagaimanapun, Dalam menjalankan kehendak-kehendak Akta
Arkib Negara, adalah menjadi keperluan untuk pegawai-pegawai memindahkan
rekod-rekod awam di bawah subseksyen 28(1) dan (2) Akta Arkib Negara ke Arkib
Negara. Namun demikian, di bawah seksyen 375 KTN memperuntukkan seperti berikut:
375. (1) Registrar
shall be responsible for the safe keeping of –
a) Every
register of title maintained under this Act or any previous land law by him or
any predecessor in office;
b) All
instruments registered under the Act or any previous land law field in the
Registry or land office in question; and
c) All
other instruments, and all books and other records including digital data and
information on any matters virtually stored in the land database of land
Registry and the Disaster Recovery Centre, required by or under this Act or any
previous land law to be filed or kept in that Registry or Land Office.
(2) No register
instrument, book or other record including digital data and information on any
matters virtually stored in the land database of land Registry and the Disaster
Recovery Centre for the safe keeping of which the Register is responsible as
aforesaid shall be removed from the Registry or Land Office except pursuant to
an order of the Court or a Judge or under the direction in writing of the State
Authority or State Commissioner.
3. Justeru itu, Pentadbiran
ini bolehlah mencadangkan kepada Ketua Menteri selaku EXCO Hal Ehwal Tanah
& Pembangunan Tanah; Pengangkutan & Komunikasi untuk mewujudkan Penubuhan Arkib Negeri di bawah Seksyen 48.
Akta Arkib Negara 2003 melalui Article 26 of the Constitution of the
State of Penang dengan mengadakan ‘Enakmen Rekod dan Arkib Negeri Pulau
Pinang’ seperti lampiran draf disertakan.
4. Sehubungan itu, dengan
tubuhnya Arkib Negeri dan Enakmen ini akan memudahkan pengurusan pentadbiran Kerajaan
Negeri dalam menguruskan rekod-rekod awam lebih sistematik serta terurus selaras pengasingan kuasa Persekutuan
dengan Negeri di bawah Perlembagaan Persekutuan, Jadual Kesembilan, Senarai
II-Senarai Negeri.
5.
Oleh itu, sekiranya wujud Arkib Negeri dan Enakmen ini tindakan penguatkuasaan terhadap
larangan
pemusnahan rekod awam oleh pejabat awam tidak perlu mendapat kebenaran bertulis
Ketua Pengarah Arkib Negara hanya perlu mendapat kebenaran bertulis di
peringkat Pengarah Arkib Negeri, sebelum memusnahkan atau membenarkan pemusnahan
rekod awam dibawah kawalannya seperti di seksyen 24. dalam draf ‘Enakmen Rekod dan Arkib Negeri Pulau
Pinang’ yang dilampirkan;
Larangan terhadap
pemusnahan rekod awam
24. (1) Walau apa pun
mana-mana undang-undang bertulis yang berlawanan, tiada seorang pun boleh,
kecuali dengan terlebih dahulu mendapat kebenaran bertulis Pengarah, memusnahkan
atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam yang dalam jagaan atau di
bawah kawalan orang itu.
(2) Seseorang yang berniat
untuk memusnahkan atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam hendaklah
(a) memberitahu pengarah dalam
borang yang ditetapkan tentang niat untuk berbuat demikian.
(b) dalam pemberitahuan
itu, menyatakan sifat rekod awam yang berkenaan.
(3) Pengarah boleh
menghendaki mana-mana rekod awam yang dinyatakan dalam pemberitahuan di bawah
subseksyen (2) dijadikan tersedia untuknya bagi pemeriksaannya dan dia boleh
memeriksa rekod itu.
(4) Pengarah boleh,
mengikut seksyen 25, membenarkan pemusnahan rekod awam yang dinyatakan dalam
pemberitahuan di bawah subseksyen (2)
(5) Mana-mana orang yang
melanggar subseksyen (1) dan (2) atau yang tidak menjadikan tersedia mana-mana
rekod awam sebagaimana yang dikehendaki oleh Pengarah di bawah subseksyen (3)
melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi
sepuluh ribu ringgit atau dipenjaran selama tempoh tidak melebihi dua tahun
atau kedua-duanya.
6. Oleh demikian, dengan adanya Arkib
Negeri dan Enakmen itu dapat menasihati semua Pendaftar Hakmilik dan Pentadbir
Tanah terhadap tanggungjawab mereka atas keselamatan dan cara menyimpan yang
sempurna mengenai semua suratan di semua Pejabat Tanah dan Galian dan Pejabat
Tanah, iaitu dokumen hakmilik, surat cara-surat cara urusan dan dokumen-dokumen
lain yang berkaitan. Dimana kaedah menyimpan dokumen dengan cara yang sempurna,
perlu disediakan tempat simpanan yang sesuai dan mencukupi bagi menjaga
daripada kerosakan dan keadaan yang menyebabkan dokumen-dokumen itu menjadi
usang atau lusuh. Perlu juga ditentukan supaya dokumen-dokumen itu senang
diambil dan diperolehi untuk rujukan pada bila-bila masa ia dikehendaki
Perkara Untuk Tindakan Pentadbiran Tanah:
Pentadbiran ini dapat membuat
Kertas Cadangan
Khas/khusus kepada Ketua Menteri selaku EXCO Hal Ehwal Tanah
& Pembangunan Tanah; Pengangkutan & Komunikasi untuk mewujudkan penubuhan Arkib Negeri seperti di perkara 3. di atas.
Sehubungan itu, draf ‘Enakmen
Rekod dan Arkib Negeri Pulau Pinang’ seperti dilampiran untuk tindakan selanjutnya. Pentadbiran tanah bolehlah merujuk perkara ini kepada
YB Penasihat Undang-Undang Negeri (PUUN) kerana cadangan Enakmen ini berkaitan
dengan isu perundangan Kerajaan Negeri Pulau Pinang.
ENAKMEN
REKOD DAN ARKIB NEGERI PULAU
PINANG 202*
(NO. * Tahun 202*)
Tarikh diluluskan dalam Majlis Mesyuarat Dewan
Undangan Negeri Pulau Pinang… … … (Tarikh)
Tarikh diperkenaankan oleh Tuan Yang Terutama
Yang di-Pertuan Negeri … … … (Tarikh)
Tarikh diterbitkan dalam Warta … … (Tarikh)
ENAKMEN REKOD DAN ARKIB
NEGERI PULAU PINANG 202*
____________________
SUSUNAN SEKSYEN
____________________
BAHAGIAN I
PERMULAAN
Seksyen
1.Tajuk ringkas, pemakaian dan permulaan kuat kuasa
2.Tafsiran
3.Status rekod dan arkib negeri
BAHAGIAN II
PENUBUHAN REKOD DAN ARKIB
NEGERI PULAU PINANG
4.Penubuhan Rekod dan Arkib Negeri Pulau Pinang
5.Pengarah
6.Fungsi Pengarah
7.Kuasa untuk mengkaji semula
8.Pewakilan kuasa
9.Pelantikan Pakar Rujuk
BAHAGIAN III
LEMBAGA PENASIHAT
10.Penubuhan Lembaga
11.Fungsi Lembaga
12.Kuasa untuk menyimpang daripada nasihat Lembaga
13.Keanggotaan Lembaga
14.Setiausaha
15.Tempoh Jawatan
16.Pembatalan pelantikan dan peletakan jawatan anggota.
17.Pengosongan jawatan.
18.Pengisian kekosongan.
19.Saraan atau elaun.
20.Mesyuarat Lembaga.
21.Lembaga boleh mengundang orang lain menghadiri mesyuarat.
22.Minit
23.Tatacara.
(ii)
BAHAGIAN IV
PENGURUSAN REKOD
24.Larangan terhadap pemusnahan rekod awam.
25.Pelupusan rekod awam.
26.Jadual pelupusan rekod.
27.Pemindahan rekod awam ke Rekod dan Arkib Negeri.
28.Rekod awam hendaklah diserahkan apabila diminta.
29.Jagaan dan kawalan rekod awam pejabat awam yang tidak berfungsi lagi.
30.Pemerolehan rekod persendirian.
31.Penyerahsimpanan rekod.
32.Penubuhan Pusat Rekod dan Unit Rekod Agensi.
33.Pengembalian rekod awam.
BAHAGIAN V
PENTADBIRAN ARKIB
34.Pemprosesan dan pemeliharaan arkib awam
35.Akses kepada arkib awam
36.Akses kepada rekod terperingkat
37.Larangan terhadap penghasilan semula dan penerbitan arkib awam
BAHAGIAN VI
PENUBUHAN DAN PENGURUSAN
ARKIB YANG DI-PERTUA NEGERI,
ARKIB KETUA MENTERI DAN
ARKIB MEMORIAL
38.Penubuhan arkib Yang di-Pertua Negeri, arkib Ketua Menteri dan arkib
memorial
39.Bahan yang hendak
diserah simpan di arkib Yang di-Pertua Negeri, arkib Ketua Menteri dan arkib memorial.
BAHAGIAN VII
AM
40.Kesahan di sisi undang-undang salinan fotografi dan cabutan
41.Pengesahan salinan fotografi dan cabutan
42.Penetusan fakta
43.Larangan terhadap eksport
44.Peraturan-peraturan
45.Laporan tahunan
46.Kecualian
NEGERI PULAU PINANG
Saya memperkenaankan,
TUN DATO’ SERI UTAMA (DR) HAJI ABDUL RAHMAN BIN HAJI
ABBAS
Yang di-Pertua Negeri
(Tarikh)
No. * Tahun 202*
Suatu Enakmen untuk
mengadakan peruntukan bagi pewujudan, pemerolehan, jagaan, pemeliharaan,
penggunaan dan pengurusan rekod awam dan arkib awam; dan perkara-perkara lain yang
berkaitan dengannya.
DIPERBUAT UNDANG-UNDANG
oleh Badan Perundangan Negeri Pulau Pinang seperti berikut:
BAHAGIAN 1
PERMULAAN
Tajuk ringkas, pemakaian dan permulaan kuat kuasa
1. (1) Enakmen ini bolehlah dinamakan Enakmen Rekod dan Arkib
Negeri Pulau Pinang 202*.
(2) Enakmen ini hendaklah terpakai
di seluruh Negeri Pulau Pinang berkenaan dengan rekod awam dan arkib awam yang
wujud sebelum, pada atau selepas Hari Malaysia.
(3) Enakmen ini mula
berkuat kuasa pada tarikh penyiarannya dalam warta.
(4) Kecuali sebagaimana
yang diperuntukkan selainya secara nyata oleh Enakmen ini, peruntukan ini tidak
menjejaskan mana-mana peruntukan yang berhubungan dengan rekod yang dibuat oleh
atau di bawah mana-mana undang-undang bertulis lain.
Tafsiran
2. (1) Dalam Enakmen ini, melainkan jika konteksnya menghendaki makna
yang lain -
"arkib" ertinya
rekod yang dipelihara bagi nilai arkibnya;
"arkib awam"
ertinya -
(a)
rekod awam
(i)
yang berusia lebih daripada
dua puluh tahun;
(ii)
yang ditetapkan oleh
Pengarah sebagai mempunyai nilai arkib; atau
(iii) yang telah
dipindahkan ke Rekod dan Arkib Negeri atau mana-mana tempat lain yang diarahkan
oleh Pengarah dari masa ke semasa; dan
(b) Mana-mana rekod persendirian atau bahan lain yang ditetapkan oleh
Pengarah sebagai mempunyai nilai arkib yang diperoleh bagi Rekod dan Arkib
Negeri oleh Pengarah;
"arkib memorial"
ertinya suatu institusi yang dikendalikan oleh Rekod dan Arkib Negeri untuk menempatkan,
memulihara dan mempamerkan apa-apa bahan bersejarah untuk memperingati sesuatu
peristiwa atau apa-apa bahan bersejarah untuk memperingati sesuatu peristiwa
atau seseorang atau aspek sejarah lain dan arkib yang ditempatkan di dalamnya;
"arkib Ketua Menteri"
ertinya suatu institusi yang dikendalikan oleh Rekod dan Arkib Negeri untuk menempatkan,
memulihara dan mempamerkan rekod mana-mana Ketua Menteri Kerajaan Negeri Pulau Pinang;
"arkib Yang di-Pertua
Negeri" ertinya suatu institusi yang dikendalikan oleh Rekod dan Arkib Negeri
untuk menempatkan, memulihara dan mempamerkan rekod Yang di-Pertua Negeri Pulau
Pinang dan termasuk Yang di-Pertua Negeri dan Gabenor terdahulu;
”hasil semula" ertinya
salinan tepat sesuatu rekod dari segi kandungan dan bentuk tetapi tidak
semestinya dari segi saiz
dan rupa;
"Lembaga" ertinya
Lembaga Penasihat yang ditubuhkan di bawah seksyen 10;
"Pihak Berkuasa Negeri"
ertinya Pihak Berkuasa Negeri yang dipertanggungkan dengan tanggungjawab bagi
rekod awam dan arkib awam;
"nilai arkib"
ertinya mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan
atau kedua-duanya;
"pegawai arkib"
ertinya pegawai Rekod dan Arkib Negeri yang melaksanakan tugas dalam
pengurusan rekod dan
pentadbiran arkib;
"pejabat awam" ertinya
sesuatu pejabat Kerajaan pejabat Kerajaan Negeri Pulau Pinang atau sesuatu pejabat
mana-mana pihak berkuasa tempatan, pihak berkuasa berkanun atau perusahaan Kerajaan;
"pelupusan"
ertinya cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan
atau selainnya;
"pembesaran"
ertinya hasil semula yang lebih besar daripada rekod yang asal atau perantara yang
digunakan untuk membuat hasil semula itu;
"pemeliharaan"
ertinya keseluruhan proses dan pengendalian yang terlibat dalam perlindungan fizikal
rekod awam dan arkib awam daripada kerosakan atau kemerosotan dan dalam
pemulihan atau pembaikan rekod dan arkib itu;
"pemerolehan" ertinya
mendapat melalui pemindahan hakmilik, pembelian, derma, wasiat, hadiah atau
selainnya;
"pemusnahan" ertinya
perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod dengan apa-apa
cara;
"Pengarah" ertinya
Pengarah Rekod dan Arkib Negeri;
"perusahaan
Kerajaan" ertinya mana-mana perusahaan yang keseluruhan atau sebahagian daripada
modalnya datang daripada Kerajaan Negeri Pulau Pinang;
"pihak berkuasa
berkanun" ertinya mana-mana badan berkanun yang diperbadankan oleh mana-mana
undang-undang bertulis bagi maksud Kerajaan Negeri Pulau Pinang;
"Pusat Rekod"
ertinya tempat simpanan yang dikendalikan oleh Rekod dan Arkib Negeri Pulau
Pinang bagi maksud menyimpan, memproses, dan menyelenggarakan rekod bukan
semasa sementara menunggu pelupusan terakhir rekod itu;
"rakaman
mikrofilem" ertinya hasil semula sesuatu rekod pada filem atau bahan lain
yang merupakan hasil fotografi atau apa-apa proses yang serupa;
"rekod" ertinya
bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa
atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dan termasuklah kertas,
dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto,
mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara
elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya;
"rekod awam"
ertinya rekod yang diterima atau yang dikeluarkan secara rasmi oleh mana-mana pejabat
awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau
pekerja pejabat awam dalam penjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod
mana-mana perusahaan Kerajaan;
"rekod
persendirian" ertinya rekod orang perseorangan dan rekod agensi,
institusi, organisasi atau persatuan bukan kerajaan di Negeri Pulau Pinang;
“rekod terperingkat” ertinya
rekod awam yang dikelaskan sebagai rahsia rasmi mengikut pengertian Akta Rahsia
Rasmi 1972 [Akta 88]
“Rekod dan Arkib Negeri”
ertinya Rekod dan Arkib Negeri Pulau Pinang yang ditubuhkan di bawah seksyen 4;
“rekod bukan semasa” ertinya
rekod yang tidak lagi digunakan bagi menjalakan urusan semasa pejabat awam;
“salinan fotografi” ertinya
apa-apa salinan rekod yang dibuat bagi menjalan urusan semasa pejabat awam;
“Unit Rekod Agensi “
ertinya sesuatu unit rekod agensi yang dikendalikan oleh mana-mana pejabat awam
yang dalamnya rekod separa semasa Kerajaan Negeri Pulau Pinang disimpan, disenggarakan
dan dipelihara;
“tamat” berhubung dengan
rekod awam, ertinya tiada tindakan lanjut dikehendaki diambil tentang rekod
itu.
(2) Bagi maksud enakmen
ini, rekod hendaklah dianggap dalam jagaan atau di bawah kawalan Rekod dan
Arkib Negeri jika rekod itu berada dalam milikannya menurut seksyen 27, 28, 29
dan 30 atau jika Rekod dan Arkib Negeri mempunyai kuasa untuk memberikan larangan
terhadap jagaan rekod itu.
(3) Jika rekod yang
diwujudkan pada tarikh yang berlainan disimpan bersama dalam satu fail atau
dalam kumpulan lain bagi maksud pentadbiran, semua rekod dalam fail atau kumpulan
lain
Status rekod dan arkib
negeri
3. (1) Semua arkib yang
dalam jagaan atau di bawah kuasa kawalan Rekod dan Arkib Negeri Pulau Pinang
pada atau selepas permulaan kuat kuasa Enakmen ini ialah arkib negeri.
(2) Semua rekod awam yang
dalam jagaan atau di bawah kawalan pejabat awam pada atau selepas permulaan
kuat kuasa Enakmen ini ialah rekod awam negeri.
BAHAGIAN II
PENUBUHAN REKOD DAN ARKIB
NEGERI PULAU PINANG
Penubuhan Rekod dan Arkib
Negeri Pulau Pinang
4. Maka hendaklah
ditubuhkan Rekod dan Arkib Negeri Pulau Pinang bagi maksud untuk menyediakan garis
panduan dalam pewujudan, penggunaan dan penyenggaran, pemerolehan, penyimpanan dan
pemeliharaan rekod dan menyediakan kemudahan bagi rujukan, penyelidikan atau maksud
lain.
Pengarah dan pegawai
5. (1) Maka hendaklah ada
seorang Pengarah bagi maksud menjalankan kuasa dan fungsi yang diberikan kepada
Pengarah di bawah Enakmen ini.
(2) Pengarah hendaklah
mempunyai suatu meterai bagi pengesahan arkib awam yang dikehendaki bagi maksud
kuasa dan fungsinya di bawah Enakmen ini.
(3) Maka hendaklah ada
apa-apa bilangan pegawai yang perlu untuk membantu Pengarah dalam pelaksanaan
fungsinya dan perjalanan kuasanya di bawah Enakmen ini.
(4) Semua pegawai hendaklah
tertakluk kepada pengawasan, arahan dan kawalan Pengarah.
Fungsi Pengarah
6. Fungsi Pengarah adalah seperti yang berikut:
(a) memeriksa rekod yang dalam jagaan atau di bawah kawalan pejabat awam,
mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib dan memberikan nasihat tentang
pewujudan, penyenggaraan, penyimpanan, penggunaan dan pelupusan rekod
sedemikian;
(b) mengambil langkah yang sesuai dalam memelihara apa-apa rekod yang dalam
jagaan atau di bawah kawalan Rekod dan Arkib Negeri,
(c) memperoleh rekod dan bahan yang pada pendapat Pengarah adalah atau
mungkin mempunyai nilai arkib;
(d) menubuhkan,
menyenggarakan dan mengendalikan Pusat Rekod;
(e) menubuhkan,
menyenggarakan dan mengendalikan arkib Yang di-Pertua Negeri, arkib Ketua
Menteri dan arkib memorial;
(f) memusnahkan atau
selainya melupuskan atau membenarkan pemusnahan atau pelupusan rekod awam;
(g) menasihati pejabat awam
tentang penubuhan Unit Rekod Agensi;
(h) menasihati pejabat awam
dalam perancangan, pelaksanaan dan penilaian program pengurusan rekod mereka;
(i) menetapkan standard dan
tatacara bagi pembaikan program pengurusan rekod awam dan arkib awam;
(j) menyediakan latihan
dalam pengurusan rekod awam dan pentadbiran arkib;
(k) menyusun, mengelaskan
dan memelihara arkib awam;
(l) mewujudkan dan
menyenggarakan daftar rekod awam dan arkib awam;
(m) menyediakan panduan,
senarai, indeks dan pandu cari lain bagi arkib awam;
(n) menentukan akses dan
penggunaan arkib awam;
(o) menyediakan kemudahan
bagi penyelidikan dan rujukan;
(p) tertakluk kepada terma
dan syarat bagi perolehannya, dan tertakluk kepada undang-undang yang berhubung
dengan hakcipta, menghasilkan semula atau menerbitkan mana-mana arkib awam atau
mana-mana bahagian daripada arkib awam itu;
(q) melakukan apa-apa
perkara yang difikirkan perlu atau suai manfaat bagi membolehkan arkib awam
digunakan dengan secukupnya;
(r) mengenal pasti dan
membuat salinan rekod penting yang perlu bagi keberterusan fungsi atau
penyusunan semula sesuatu organisasi semasa dan selepas darurat dan juga rekod yang
perlu bagi perlindungan hak dan kepentingan organisasi itu dan orang
perseorangan yang secara langsung terjejas dengan kegiatan organisasi itu;
(s) mengesahkan salinan
atau cabutan arkib awam;
(t) mengumpul dan
menyebarkan maklumat sejarah;
(u) menjalin hubungan kerja
dengan mana-mana organisasi berhubung dengan arkib awam;
(v) menjalankan temu bual
dan membuat rakaman sejarah lisan, dan menghasilkan transkrip temu bual
pilihan;
(w) menyediakan,
menerbitkan, menjual atau mengedarkan penerbitan yang berkenaan dengan atau
berhubungan dengan arkib awam, atau yang berkenaan dengan kegiatan dan kemudahan
yang disediakan oleh Rekod dan Arkib Negeri;
(x) menggalakkan kegiatan
kesedaran awam dalam aspek yang berkaitan dengan pengurusan rekod dan
pentadbiran arkib melalui pameran pakej dan pendidikan audio-visual, dan program
pendidikan lain; dan
(y) melakukan apa-apa
perkara yang bersampingan dengan atau berbangkit daripada pelaksanaan kuasa dan
fungsinya.
Kuasa untuk mengkaji semula
7. (1) Pengarah hendaklah
dari semasa ke semasa mengkaji semula atau menyebabkan supaya dikaji semula
mana mana rekod terperingkat yang dalam jagaan atau di bawah kawalan Rekod dan Arkib
Negeri.
(2) Bagi maksud subseksyen
(1) dan tertakluk kepada subseksyen (3), Pengarah hendaklah mempunyai kuasa
untuk memeriksa dan menasihati tentang kandungan mana-mana rekod terperingkat
dan untuk mengelaskan semula atau menghapuskan pengelasan rekod terperingkat yang
dalam jagaan atau di bawah kawalan Rekod dan Arkib Negeri.
(3) Kajian semula,
pengelasan semula atau penghapusan pengelasan mana-mana rekod terperingkat hendaklah
dijalankan menurut Akta Rahsia Rasmi 1972 [Akta 88].
Pewakilan Kuasa
8. (1) Pengarah boleh,
secara bertulis, mewakilkan mana-mana fungsinya di bawah Enakmen ini, tertakluk
kepada apa-apa syarat, batasan atau sekatan yang difikirkannya patut, kepada
seseorang atau golongan orang dan orang atau golongan orang yang kepadanya fungsi
itu diwakilkan boleh melaksanakan fungsi itu mengikut cara yang sama dandengan
kesan yang sama seolah-olah fungsi itu telah diberikan kepadanya atau mereka di
bawah Enakmen ini.
(2) Seseorang yang berupa
sebagai bertindak menurut perwakilan yang dibuat di bawah seksyen ini
hendaklah, jika tiada bukti yang berlawanan, dianggap bertindak mengikut terma
pewakilan itu.
(3) Pewakilan yang dibuat
di bawah seksyen ini boleh pada bila-bila masa dibatalkan oleh Pengarah.
(4) Pewakilan yang dibuat
di bawah seksyen ini tidaklah menghalang Pengarah daripada menjalankan tugas
atau fungsi yang telah diwakilkan.
Pelantikan Pakar Rujuk
9. (1) Pengarah boleh, dari
semasa ke semasa, sebagaimana dan apabila perlu, melantik mana-mana orang yang
memiliki kebolehan atau kepakaran untuk menjalankan penyelidikan sejarah dan
kerja pendokumenan menjadi Pakar Rujuk.
(2) Tempoh pelantikan
seseorang Pakar Rujuk hendaklah bagi apa-apa tempoh yang ditentukan oleh Pengarah
pada masa pelantikannya.
(3) Fungsi Pakar Rujuk
adalah seperti yang berikut:
(a) membantu dalam kerja
pendokumenan;
(b) mengenal pasti,
memastikan dan selainnya mengesahkan maklumat atau fakta berkenaan dengan
sejarah Pulau Pinang;
(c) membuat penyelidikan
bagi maksud, dan menyusun dan menghasilkan, penerbitan sejarah; dan
(d) membantu dalam apa-apa
kegiatan yang berhubungan dengan rekod dan arkib yang dijalankan oleh Rekod dan
Arkib Negeri.
BAHAGIAN III
LEMBAGA PENASIHAT
Penubuhan Lembaga
10. Maka hendaklah
ditubuhkan suatu Lembaga Penasihat bagi maksud menasihati Pengarah dalam
pelaksanaan fungsinya dan penjalanan kuasa di bawah Enakmen ini.
Fungsi Lembaga
11. Fungsi Lembaga adalah
seperti yang berikut:
(a) menasihati Pengarah tentang apa-apa perkara yang dirujukkan oleh Pengarah
kepadanya dari semasa ke semasa; dan
(b) menasihati Pengarah tentang apa-apa perkara yang difikirkan patut oleh Lembaga.
Kuasa untuk menyimpang
daripada nasihat Lembaga
12. Walau apa pun seksyen
11, Pengarah boleh, selepas berunding dengan Ketua Menteri, menyimpang daripada
nasihat yang diberikan oleh Lembaga, tetapi jika Pengarah berbuat demikian-
(a) dia hendaklah merekodkan sepenuhnya secara bertulis, untuk dimasukkan
dalam minit mesyuarat yang terawal selepas keputusan itu dibuat, alasan bagi
keputusannya; dan
(b) mana-mana anggota Lembaga mempunyai wibawa untuk menghendaki supaya
direkodkan dalam minit mesyuarat Lembaga yang terawal selepas keputusan itu
dibuat, apa-apa nasihat atau pendapat yang telah diberikan oleh anggota itu mengenai
persoalan yang dipertikaikan dan alasan baginya.
Keanggotaan Lembaga
13. (1) Lembaga hendaklah
terdiri daripada anggota yang berikut:
(a) Pengerusi yang dilantik
oleh Ketua Menteri;
(b) Pengarah; dan
(c) tidak kurang daripada empat
tetapi tidak lebih daripada sepuluh orang anggota, yang dilantik oleh Ketua
Menteri.
(2) Anggota Lembaga selain
Pengarah hendaklah dilantik mengikut bidang kepakaran dan pengkhususan mereka
dan, tertakluk kepada seksyen 15 dan 16, memegang jawatan tertakluk kepada
terma dan syarat yang ditentukan oleh Ketua Menteri.
Setiausaha
14. Maka hendaklah ada
seorang Setiausaha kepada Lembaga yang hendaklah dilantik daripada kalangan
Pegawai Rekod dan Arkib Negeri.
Tempoh Jawatan
15. Tertakluk kepada seksyen
16, seseorang anggota Lembaga selain Pengarah hendaklah, melainkan jika dia
meletakkan jawatan terlebih dahulu atau pelantikannya dibatalkan terlebih
dahulu, memegang jawatan selama tempoh yang melebihi tiga tahun dan adalah
layak untuk dilantik semula
Pembatalan pelantikan dan
peletakan jawatan anggota
16. (1) Pelantikan
seseorang anggota Lembaga selain Pengarah boleh pada bila-bila masa dibatalkan
oleh Ketua Menteri.
(2) Seseorang anggota
Lembaga selain Pengarah boleh pada bila-bila masa meletakkan jawatannya dengan
memberikan notis bertulis empat belas hari yang ditujukan kepada Ketua Menteri.
Pengosongan jawatan
17. Jawatan seseorang
anggota Lembaga selain Pengarah hendaklah menjadi kosong jika -
(a) dia mati
(b) telah dibuktikan
terhadapnya, atau dia telah disabitkan atas, sesuatu pertuduhan berkenaan
dengan-
(i) kesalahan yang
melibatkan fraud, kecurangan atau keburukan akhlak;
(ii) kesalahan di bawah
mana-mana undang-undang yang berhubungan dengan rasuah; atau.
(iii)apa-apa keselahan lain
yang boleh dihukum dengan pemenjaraan (sama ada pemenjaraan sahaja atau sebagai
tambahan kepada denda atau sebagai ganti denda) selama lebih daripada dua
tahun;
(c) dia menjadi bankrap
(d) dia tidak sempurna akal
atau selainya tidak berupaya untuk menunaikankewajipannya;
(e) dia tidak menghadiri
mesyuarat Lembaga tiga kali berturut-turut tanpa kebenaran Pengerusi;
(f) peletakan jawatannya disetujui
terima oleh Ketua Menteri; atau
(g) pelantikannya
dibatalkan oleh Ketua Menteri.
Pengisian kekosongan
18. Jika seseorang anggota
selain Pengarah tidak lagi menjadi anggota Lembaga, Ketua Menteri boleh melantik
orang lain untuk mengisi kekosongan
Saraan atau elaun
19. Anggota Lembaga dan
mana-mana orang lain yang diundang untuk menghadiri sesuatu mesyuarat atau
perbincangan Lembaga di bawah sekseyen 21 boleh dibayar apa-apa saraan atau
elaun yang boleh ditentukan oleh Ketua Menteri, selepas berunding dengan Pegawai
Kewangan Negeri.
Mesyuarat Lembaga
20. (1) Lembaga hendaklah
bermesyuarat sekerap yang perlu dalam setahun bagi pelaksanaan
fungsinya.
(2) Pengerusi hendaklah
mempengerusikan semua mesyuarat Lembaga.
(3) Sesuatu mesyuarat
Lembaga hendaklah dipanggil oleh Pengerusi melalui notis bertulis kepada
anggota lain dan mesyuarat hendaklah diadakan pada masa dan ditempat yang dinyatakan
dalam notis itu.
(4) Korum Lembaga ialah
enam orang.
(5) Keputusan Lembaga
hendaklah melalui undi majoriti, dan jika terdapat persamaan undi, Pengerusi
hendaklah mempunyai undi pemutus.
Lembaga boleh mengundang orang
lain menghadiri mesyuarat
21.Lembaga boleh mengundang
seseorang yang bukan anggota Lembaga untuk menghadiri mana-mana mesyuarat atau
perbincangan Lembaga bagi maksud menasihatinya tentang apa-apa perkara yang
dibincangkan tetapi orang yang hadir sedemikian tidak berhak mengundi pada
mesyuarat atau perbincangan itu.
Minit
22.(1) Lembaga hendaklah
menyebabkan minit segala mesyuaratnya disenggarakan dan disimpan dalam bentuk
yang sepatutnya.
(2)Apa-apa minit yang dibuat mengenai
mesyuarat Lembaga hendaklah jika ditandatangani dengan sewajarnya oleh
Pengerusi, boleh diterima seabgai keterangan tentang fakta yang dinyatakan
dalamnya dalam mana-mana prosiding undang-undang tanpa bukti selanjutnya dan
tiap-tiap mesyuarat Lembaga berkenaan dengan prosiding yang mengenainya minit
telah dibuat sedemikian hendaklah disifatkan telah dipanggil dan diadakan
dengan sewajarnya dan semua anggota pada mesyuarat itu layak dengan sewajarnya
untuk bertindak.
Tatacara
23. Tertakluk kepada
Enakmen ini, Lembaga hendaklah menentukan tatacaranya sendiri.
BAHAGIAN IV
PENGURUSAN REKOD
Larangan terhadap
pemusnahan rekod awam
24. (1) Walau apa pun
mana-mana undang-undang bertulis yang berlawanan, tiada seorang pun boleh,
kecuali dengan terlebih dahulu mendapat kebenaran bertulis Pengarah, memusnahkan
atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam yang dalam jagaan atau di
bawah kawalan orang itu.
(2) Seseorang yang berniat
untuk memusnahkan atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam hendaklah
(a) memberitahu pengarah dalam
borang yang ditetapkan tentang niat untuk berbuat demikian.
(b) dalam pemberitahuan
itu, menyatakan sifat rekod awam yang berkenaan.
(3) Pengarah boleh
menghendaki mana-mana rekod awam yang dinyatakan dalam pemberitahuan di bawah
subseksyen (2) dijadikan tersedia untuknya bagi pemeriksaannya dan dia boleh
memeriksa rekod itu.
(4) Pengarah boleh,
mengikut seksyen 25, membenarkan pemusnahan rekod awam yang dinyatakan dalam
pemberitahuan di bawah subseksyen (2)
(5) Mana-mana orang yang
melanggar subseksyen (1) dan (2) atau yang tidak menjadikan tersedia mana-mana
rekod awam sebagaimana yang dikehendaki oleh Pengarah di bawah subseksyen (3)
melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi
sepuluh ribu ringgit atau dipenjaran selama tempoh tidak melebihi dua tahun
atau kedua-duanya.
Pelupusan rekod awam
25. Pengarah boleh
membenarkan pelupusan mana-mana rekod awam atau kelas rekod awam yang -
(a) oleh sebab bilangan,
jenis atau bersifat rutin rekod itu, pada pendapatnya tidak memiliki apa-apa
nilai arkib;
(b) tidak dikehendaki bagi
maksud rujukan mana-mana pejabat awam selepas
(i) tindakan ke atas rekod
awam telah tamat;
(ii) habis tempoh yang
dipersetujui antara Pengarah dengan ketua pentadbir pejabat awam itu; atau
(c) keadaan fizikalnya
tidak mengizinkan pemeliharaannya yang berterusan
Jadual pelupusan rekod
26. (1) Ketua pentadbir
sesuatu pejabat awam hendaklah menyediakan dan mengemukakan jadual pelupusan
rekod dalam bentuk yang ditetapkan bagi pelupusan rekod awam kepada Pengarah
untuk kelulusannya.
(2) Pengarah boleh
meluluskan jadual pelupusan rekod yang dikemukakan di bawah subseksyen (1) dan,
dalam meluluskan apa-apa jadual sedemikian, boleh mengenakan apa-apa kehendak
atau syarat yang difikirkannya patut.
(3) Bagi maksud seksyen
ini, "Jadual pelupusan rekod" ertinya jadual yang mengenal pasti rekod
yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod
yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang ditentukan.
Pemindahan rekod awam ke
Rekod dan Arkib Negeri
27. (1) Tertakluk kepada
subseksyen (2), rekod awam yang berikut yang dalam jagaan atau di
bawah kawalan sesuatu
pejabat awam hendaklah dipindahkan oleh ketua pentadbir pejabat awam itu kepada
jagaan dan kawalan Rekod dan Arkib Negeri:
(a) mana-mana rekod awam
yang telah ditamatkan bagi tempoh yang lebih daripada sepuluh tahun;
(b) rekod yang dihasilkan
secara elektronik; dan
(c) mana-mana rekod awam
bukan semasa yang pada pendapat Pengarah mempunyai nilai arkib.
(2) Mana-mana rekod awam
yang disebut dalam perenggan (1) (a) dan (b) hendaklah dinilai sebelum rekod
awam itu dipindahkankan kepada jagaan dan kawalan Rekod dan Arkib Negeri.
(3) Pengarah boleh
memeriksa mana-mana rekod awam sebelum rekod awam itu dipindahkan kepada jagaan
dan kawalan Rekod dan Arkib Negeri.
(4) Pengarah boleh
menangguhkan pemindahan mana-mana rekod awam jika dia berpuas hati bahawa oleh
sebab sifat rekod awam yang berkenaan, pemindahan segera rekod awam itu akan
menjejaskan pentadbiran mana-mana pejabat awam atau bertentangan dengan
kepentingan awam.
(5) Tiada apa-apa jua dalam
seksyen ini boleh disifatkan sebagai membenarkan pemindahan rekod terperingkat
melainkan rekod terperingkat itu telah dihapuskan pengelasannya.
(6) Tiada apa-apa juga dalam
seksyen ini boleh ditafsirkan sebagai menjejaskna atau meluaskan undang-undang
yang berhubungan dengan hakcipta.
(7) Bagi maksud seksyen
ini, "menilai" ertinya perbuatan dan proses menentukan tempoh nilai
rekod akan berterusan dan pelupusan rekod itu berdasarkan nilai arkib,
susunannya dan kaitannya dengan rekod yang lain.
Rekod awam hendaklah
diserahkan apabila diminta
28. (1) Seseorang yang,
sebagai orang yang bukan pekhidmat awam dengan kebenaran khas untuk menyimpan
dan mengendalikan rekod dalam perjalanan tugas rasminya, memiliki mana-mana
rekod awam yang -
(a) lebih daripada dua puluh tahun; atau
(b) bukan rekod awam semasa yang pada pendapat Pengarah adalah atau mungkin mempunyai
nilai arkib.
hendaklah, apabila
permintaan dibuat oleh Pengarah atau seseorang pegawai arkib, menyerahkan rekod
awam itu kepada jagaan dan kawalan Rekod dan Arkib Negeri.
(2) Rekod awam yang
penyerahannya diminta di bawah subseksyen (1) tidak perlu diserahkan jika ketua
pentadbir pejabat awam atau ketua perusahaan Kerajaan telah membenarkan orang
yang disebut dalam subseksyen itu untuk terus memiliki rekod itu.
(3) Mana-mana orang yang,
tanpa kebenaran yang disebut dalam subseksyen (2), tidak menyerahkan rekod awam
yang dikehendaki di bawah subseksyen (1) melakukan suatu kesalahan dan apabila
disambitkan boleh didenda tidak melebihi satu tahun atau kedua-duanya.
(4) Seksyen ini hendalah
terpakai bagi semua rekod awam tanpa mengira sama ada rekod awam itu telah diambil
milik sebelum atau selepas permulaan kuat kuasa Enakmen ini.
Jagaan dan kawalan rekod
awam pejabat awam yang tidak berfungsi lagi.
29. (1) Rekod dan Arkib
Negeri hendaklah, melainkan jika diperuntukkan dengan nyata selainnya oleh
mana-mana undang-undang bertulis lain, mempunyai jagaan atau kawalan terhadap
semua rekod awam pejabat awam yang tidak berfungsi lagi.
,(2) Seksyen 7 hendaklah
terpakai bagi maksud kajian semula rekod terperingkat pejabat awam yang tidak
berfungsi lagi.
(3) Bagi maksud Enakmen
ini., "pejabat awam yang tidak berfungsi lagi" ertinya sesuatu pejabat
awam yang tidak lagi beroperasi dan tidak ada pengganti bagi tugas dan fungsi pejabat
awam itu.
Pemerolehan rekod
persendirian
30. Pengarah boleh
memperoleh apa-apa rekod persendirian yang pada pendapatnya adalah atau mungkin
mempunyai nilai arkib.
Penyerahsimpanan rekod
31. (1) Semua rekod yang
dikehendaki di bawah Enakmen ini supaya dipindahkan atau diserahkan kepada,
atau diserah simpan dengan Rekod dan Arkib Negeri hendak diserah simpan di
Rekod dan Arkib Negeri atau di mana-mana tempat lain sebagaimana yang diarahkan
oleh Pengarah.
(2) Dalam mana-mana hal
apabila apa-apa jenis rekod diserah simpan di Rekod dan Arkib Negeri menurut
Enakmen ini, Pengarah hendaklah menerima dan menyimpan rekod itu mengikut cara
dan bagi maksud yang diarahkan oleh Enakmen ini, dan hendaklah membuat apa-apa
nota atau catatan pada, dan memberikan akuan penerimaan berkenaan dengan rekod
itu sebagaimana yang perlu.
Penubuhan Pusat Rekod dan
Unit Rekod Agensi
32.(1) Pengarah boleh
menubuhkan, menyenggarakan dan mengendalikan Pusat Rekod.
(2) Sesuatu Pusat Rekod
hendaklah bertanggungjawab bagi penyimpanan, pemprosesan dan penyenggaraan
rekod bukan semasa.
(3) Pengarah boleh
menasihati dan membenarkan penubuhan Unit Rekod Agensi untuk dikendalikan oleh
pejabat awam bagi maksud penyimpanan dan penyenggaraan rekod separa semasa.
(4) Bagi maksud seksyen
ini, "rekod separa semasa" ertinya yang tidak kerap diperlukan dalam
perjalanan urusan sema di pejabat awam.
Pengembalian rekod awam
33. (1) Pengarah hendaklah,
atas permintaan bertulis ketua pentadbir sesuatu pejabat awam, mengembalikan ke
pejabat awam itu apa-apa rekod awam yang telah dipindahkan dari pejabat awam
itu bagi apa-apa tempoh yang dipersetujui antara Pengarah dengan ketua pentadbiran
pejabat awam itu dan atas syarat-syarat yang difikirkan patut oleh Pengarah.
(2) Tiada apa-apa jua dalam
seksyen ini boleh disifatkan sebagai menghendaki Pengarah supaya mengembalikan
mana-mana rekod awam yang keadaannya tidak mewajarkan pemindahannya daripada
jagaan atau kawalan Rekod dan Arkib Negeri.
BAHAGIAN V
PENTADBIRAN ARKIB
34. Semua arkib awam
hendaklah -
(a) disimpan
(b) disusun, dikelaskan dan diperihalkan untuk memudahkan rujukan kepadanya;
(c) jika perlu, dibaiki, dipulihkan atau selainnya dipelihara; dan
(d) jika perlu dipindahkan ke dalam bentuk rakaman mikrofilem, salinan
fotografi atau apa-apa bentuk penyimpanan lain.
Akses kepada arkib awam
35. (1) Tertakluk kepada
Enakmen ini dan syarat yang di bawahnya arkib awam dijadikan tersedia untuk
atau diserah simpan di Rekod dan Arkib Negeri, arkib awam hendaklah dijadikan
tersedia untuk orang ramai selepas dua puluh tahun dari tarikh tamat rekod atau
bahan yang membentuk arkib awam itu atau apa-apa tempoh yang ditetapkan oleh Pengarah.
(2) Pengarah hendaklah,
tertakluk kepada apa-apa syarat, sekatan atau tatacara yang ditetapkan,
menyediakan kemudahan yang munasabah untuk membolehkan orang ramai membuat
rujukan kepada dan memperoleh salinan atau cabutan daripada arkib awam.
(3) Pegawai arkib boleh menjadikan
tersedia untuk orang ramai, tertakluk kepada apa-apa syarat, sekatan atau
tatacara yang ditetapkan, apa-apa arkib awam untuk rujukan, penyelidikan atau
maksud lain.
(4) Apa-apa kehendak yang
dikenakan oleh mana-mana undang-undang bertulis lain bahawa apa-apa jenis arkib
awam dalam jagaan atau di bawah kawalan Rekod dan Arkib Negeri hendaklah
dijadikan tersedia untuk rujukan adalah dipenuhi dengan penyediaan bagi rujukan
rakaman mikrofilem, salinan fotografi arkib awam itu atau apa-apa bentuk penyimpanan
lain arkib awam itu.
(5) Tiada seorang pun boleh
membuat salinan atau mengambil cabutan daripada mana-mana arkib awam kecuali
mengikut Enakmen ini.
(6) Mana-mana orang yang
melanggar subseksyen (5) melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh
didenda tidak melebihi lima ribu ringgit atau dipenjarakan selama tempoh tidak
melebihi satu tahun atau kedua-duanya.
(7) Tanpa menjejaskan
keluasan subseksyen (1), (2), (3), dan (5), akses kepada arkib awam hendaklah
sebagaimana yang ditetapkan.
Akses kepada rekod
terperingkat
36. (1) Rekod terperingkat
dalam jagaan Rekod dan Arkib Negeri tidak boleh dijadikan tersedia untuk
rujukan orang ramai kecuali sebagaimana yang diperuntukkan di bawah seksyen ini.
(2) Pengarah boleh membenarkan
seseorang membuat rujukan kepada rekod terperingkat jika orang itu telah
memperoleh kebenaran khas secara bertulis bagi maksud itu daripada ketua
pentadbir pejabat yang bertanggungjawab bagi rekod terperingkat itu.
(3) Pengarah hendaklah,
tertakluk kepada apa-apa syarat, sekatan atau tatacara yang ditetapkan,
menyediakan kemudahan yang munsabah untuk membolehkan orang ramai membuat
rujukan kepada rekod terperingkat.
(4) Pegawai arkib boleh
menjadikan tersedia untuk orang ramai tertakluk kepada apa-apa syarat, sekatan
atau tatacara yang ditetapkan, mana-mana rekod terperingkat untuk rujukan,
penyelidikan atau maksud lain.
(5) Apa-apa kehendak yang
dikenakan oleh mana-mana undang-undang bertulis lain bahawa apa-apa jenis rekod
terperingkat dalam jagaan atau di bawah kawalan Rekod dan Arkib Negeri
hendaklah dijadikan tersedia untuk rujukan adalah dipenuhi dengan penyediaan
bagi rujukan rakaman mikrofilem, salinan fotografi rekod terperingkat itu atau
apa-apa bentuk penyimpanan lain rekod terperingkat itu.
(6) Tiada seorang pun boleh
membuat salinan atau mengambil cabutan daripada mana-mana rekod terperingkat
kecuali dengan terlebih dahulu mendapat kebenaran bertulis ketua pentadbir
pejabat yang bertanggungjawab bagi rekod terperingkat itu dan mengikut Enakmen
ini.
(7) Mana-mana orang yang
melanggar subseksyen (6) melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh
didenda tidak melebihi sepuluh ribu ringgit atau dipenjarakan selama tempoh
tidak melebihi dua tahun atau kedua-duanya.
(8) Tanpa menjejaskan keluasan
subseksyen (2), (3), (4), (5) dan (6), akses kepada rekod
terperingkat hendaklah
sebagaimana yang ditetapkan.
Larangan terhadap
penghasilan semula dan penerbitan arkib awam
37. (1) Tiada seorang pun
boleh menghasilkan semula atau menerbitkan keseluruhan atau mana-mana bahagian
kandungan mana-mana arkib awam kecuali -
(a) dengan terlebih dahulu mendapat kebenaran bertulis Pengarah;
(b) mengikut apa-apa terma dan syarat yang ditetapkan; dan
(c) apabila dibayar fi yang ditetapkan.
(2) Tiada apa-apa jua dalam
seksyen ini boleh ditafsirkan sebagai menjejaskan atau meluaskan undang-undang
yang berkaitan dengan hakcipta.
BAHAGIAN VI
PENUBUHAN DAN
PENGURUSANARKIB YANG DI-PERTUA NEGERI,
ARKIB KETUA MENTERI DAN
ARKIB MEMORIAL
Penubuhan arkib Yang
di-Pertua Negeri, arkib Ketua Menteri dan arkib memorial
38. (1) Pengarah boleh
menubuhkan arkib Yang di-Pertua Negeri, arkib Ketua Menteri dan arkib memorial.
(2) Arkib Yang di-Pertua
Negeri, arkib Pihak Ketua Menteri dan arkib memorial yang ditubuhkan di bawah
subseksyen (1) hendaklah dikendalikan dan disenggarakan oleh Rekod dan Arkib
Negeri sebagaimana yang ditetapkan.
Bahan yang hendak diserah
simpan di arkib Yang di-Pertua Negeri, arkib Ketua Menteri dan arkib memorial
39. (1) Bagi maksud seksyen
ini, maka hendaklah diserah simpan -
(a) dalam arkib Yang di-Pertua Negeri, segala rekod Yang di-Pertua Negeri
yang berkaitan dan apa-apa bahan atau objek lain yang diperuntukkan oleh
Enakmen ini atau mana-mana undang-undang bertulis lain;
(b) dalam arkib Ketua Menteri, segala rekod Ketua Menteri yang berkaitan dan
apa-apa bahan atau objek lain yang diperuntukkan oleh Enakmen ini atau
mana-mana undang-undang bertulis lain; dan
(c) dalam arkib memorial, segala arkib memorial yang berkaitan dan apa-apa
bahan atau objek lain yang diperuntukkan oleh Enakmen ini atau mana-mana
undang-undang bertulis lain.
(2) Bagi maksud seksyen
ini, "rekod Yang di_pertua Negeri" ertinya rekod yang berkaitan dengan
mana-mana Yang di-Pertua Negeri Pulau Pinang dan Gabenor terdahulu berhubung dengan
tempoh jawatan mereka, peristiwa dalam kehidupan rasmi dan peribadi mereka.
(3) Bagi maksud seksyen
ini, "rekod Ketua Menteri" ertinya rekod yang berkaitan dengan mana-mana
Ketua Menteri Kerajaan Negeri Pulau Pinang berhubung dengan tempoh jawatan
mereka, peristiwa dalam kehidupan rasmi dan peribadi mereka.
40. (1) Dalam mana-mana
prosiding undang, rakaman mikrofilem dan salinan fotografi atau cabutan
daripada-
(a) mana-mana rekod dalam jagaan atau di bawah kawalan Rekod dan Arkib
Negeri Pulau Pinang; atau
(b) mana-mana rekod atau mana-mana bahagian rekod itu yang telah dimusnahkan
atau selainnya dilupuskan daripada jagaan atau kawalan Rekod dan Arkib Negeri,
yang berupa telah diperiksa
dan diperakui sebagai sahih oleh Pengarah dan dimeteraikan atau dicap dengan
meterai rasmi Pengarah hendaklah diterima sebagai keterangan tanpa apa-apa bukti
lanjut atau bukti lain jika rekod asal akan boleh diterima sebagai keterangan
dalam prosiding itu.
(2) Mahkamah yang
dihadapannya sesuatu rakaman mikrofilem, salinan fotografi atau cabutan
dikemukakan sebagai keterangan di bawah subseksyen (1) boleh, jika salinan asal
ada, menghendaki supaya dikemukakan salinan asal itu dan dengan itu subseksyen (1)
hendaklah terhenti terpakai bagi rakaman, salinan atau cabutan itu.
(3) Bagi maksud seksyen
ini, rakaman mikrofilem yang telah dibesarkan bagi rekod hendaklah disifatkan
sebagai salinan fotografi rekod itu.
Pengesahan salinan
fotografi dan cabutan
41. (1) Mana-mana orang
yang berniat untuk meletakkan plak peringatan sejarah atau dedikasi di
mana-mana bangunan pejabat, sekolah, monumen, tugu peringatan atau di mana-mana
tempat lain boleh merujuk kepada Pengarah untuk penentusahan fakta baginya.
(2) Maka hendaklah dibayar
apa-apa fi yang ditetapkan bagi penentusahan fakta di bawah seksyen ini atas
permohonan mana-mana orang.
(3) Bagi maksud seksyen
ini, "plak" ertinya pinggan leper, bidur, batu bersurat atau apa-apa benda
lain yang dihias dan diukir, digores untuk dilekapkan, yang dilekatkan pada dinding
atau pada monumen atau tugu peringatan untuk memperingati apa-apa peristiwa penting
mana-mana orang atau tempat.
Penentusahan fakta
42. (1) Mana-mana rakaman
mikrofilem, salinan fotografi atau cabutan yang Pengarah diberi kuasa atau
dikehendaki di bawah Enakmen ini mengesahkan boleh ditandatangani oleh mana-mana
pegawai arkib bagi pihak Pengarah dan hendaklah dimeterai atau dicap dengan
meterai rasmi Pengarah.
(2) Apa-apa rakaman
mikrofilem, salinan fotografi atau cabutan yang berupa mengandungi tandatangan
pegawai arkib dan meterai rasmi Pengarah hendaklah, sehingga dibuktikan sebaliknya,
disifatkan telah disahkan sewajarnya dengan Pengarah.
(3) Maka hendaklah dibayar
apa-apa fi yang ditetapkan untuk pengesahan di bawah seksyen ini bagi apa-apa
rakaman mikrofilem, salinan fotografi atau cabutan atas permohonan mana-mana
orang.
Larangan terhadap eksport
43.(1) Tiada seorang pun,
selain pegawai arkib, boleh membawa atau menghantar ke luar Pulau Pinang
apa-apa arkib kecuali -
(a) dengan terlebih dahulu mendapat kebenaran bertulis Pengarah, dan
(b) mengikut terma dan syarat yang ditetapkan.
(2) Mana-mana orang yang
melanggar subseksyen (1) melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh
didenda tidak melebihi dua puluh ribu ringgit atau dipenjarakan selama tempoh
tidak melebihi dua tahun atau kedua-duanya.
Peraturan-peraturan
44.(1) Ketua Menteri boleh
membuat peraturan-peraturan bagi melaksanakan peruntukan Enakmen ini.
(2) Tanpa menjejaskan
keluasan subseksyen (1), Ketua Menteri boleh membuat peraturan-peraturan bagi
semua atau mana-mana maksud yang berikut:
(a) mendapatkan taracara bagi pewujudan, pengelasan dan pengurusan rekod
awam semasa;
(b) menetapkan taracara bagi kajian semula, pengelasan semula atau
penghapusan pengelasan apa-apa rekod dalam jagaan atau di bawah kawalan Rekod
dan Arkib Negeri;
(c) menetapkan borang bagi maksud Enakmen ini;
(d) menetapkan fi yang kena dibayar di bawah Enakmen ini;
(e) menetapkan tatacara yang hendaklah diikuti berhubung dengan akses kepada
arkib awam dan rekod terperingkat
(f) menetapkan pengurusan arkib Yang di-Pertua Negeri, arkib Ketua Menteri dan
arkib memorial dan apa-apa harta lain Rekod dan Arkib Negeri dan pengauditan akaunnya;
(g) menetapkan terma dan syarat untuk dikenakan ke atas penggunaan,
penghasilan semula dan penerbitan arkib;
(h) menetapkan terma dan syarat untuk dikenakan ke atas arkib yang dieksport;
(i) menetapkan pengurusan rekod awam dalam jagaan atau di bawah kawalan
pejabat awam termasuklah pengawasan program pengurusan rekod di pejabat awam;
(j) menetapkan perkara tentang penubuhan Unit Rekod Agensi untuk menyimpan
dan menyenggarakan rekod separa semasa; dan
(k) menetapkan apa-apa perkara lain yang dikehendaki di bawah Enakmen ini
supaya ditetapkan.
Laporan tahunan
45.(1) Pengarah hendaklah,
dengan seberapa segera yang boleh dilaksanakan selepas akhir tahun, menyebabkan
supaya dibuat dan dihantar kepada Ketua Menteri suatu laporan yang berkaitan
dengan kegiatan Rekod dan Arkib Negeri dalam tahun sebelumnya.
(2) Ketua Menteri hendaklah
menyebabkan suatu salinan laporan di bawah subseksyen (1) dibentangkan di Dewan
Undangan Negeri Pulau Pinang.
Kecualian
46. Semua penetapan,
peraturan, kaedah, arahan, perintah dan perjanjian yang dibuat, yang mempunyai
kesan di bawah undang-undang atau perintah yang dimansuhkan oleh seksyen ini
dan yang berkuatkuasa atau mempunyai kesan pada permulaan kuat kuasa Enakmen
ini, hendaklah terus berkuat kuasa dan mempunyai kesan seolah-olah ia telah
dibuat di bawah Enakmen ini, sehingga diperuntukkan selainnya di bawah Enakmen
ini.
DIPERAKUKAN oleh saya
sebagai salinan Rang Undang-undang yanmg tulen yang telah diluluskan oleh
Majlis Dewan Undangan pada hari , 202*
DATO’ LAW CHOO KIANG
Speaker
Dewan Undangan Negeri,
3 ulasan:
Kerajaan negeri kena usul di dun untuk menjadi warisan dokumen rasmi kerajaan bukan setakat bangunan lama sahaja..👍
wajib laksana selaras georgetown selaku bandar warisan diiktiraf UNESCO, dokumen rasmi kerajaan lama juga bukti bertulis warisan penang..
Terbaik
Catat Ulasan