BUKU PANDUAN PENGURUSAN STAF TIDAK HADIR
BERTUGAS, PEJABAT TANAH DAN GALIAN PULAU PINANG
PENDAHULUAN
Ketidakhadiran bertugas merupakan salah satu kesalahan
tatatertib yang seringkali berlaku di kalangan pegawai Pejabat Tanah dan Galian
Pulau Pinang.
Buku Panduan Pengurusan Staf Tidak Hadir Bertugas ini
ditulis sebagai satu inisiatif Unit Khidmat Pengurusan untuk memberi kefahaman
kepada semua staf akan kesalahan tidak hadir bertugas, peranan dan
tanggungjawab Ketua Jabatan dalam menangani isu ini selain tatacara/prosedur
yang perlu diikuti oleh Unit/Jabatan yang terlibat dalam menguruskan staf yang
tidak hadir bertugas.
Buku panduan ini turut memuatkan peranan Ketua Jabatan,
jenis-jenis kesalahan tidak hadir bertugas, carta alir tindakan berserta tempoh
masa tindakan yang perlu diambil sebagai rujukan semua staf PTGPP.
ISI KANDUNGAN
|
BIL |
PERKARA |
|
1 |
Maksud Tidak Hadir
Bertugas |
|
2. |
Peruntukan Undang-Undang |
|
3. |
Kategori Pegawai Yang
Tidak Hadir Bertugas |
|
4. |
Peranan Ketua Jabatan/ Penyelia Carta Alir Tindakan Bagi Pegawai Tidak
Hadir Bertugas: • Proses Tindakan Staf
Tidak Hadir Bertugas |
|
|
atau Ponteng Kerja dan
Dapat Dikesan |
|
5. |
• Proses Tindakan Staf
Tidak Hadir Bertugas Tujuh (7) Berturut-Turut dan Tidak
Dapat Dikesan |
|
|
|
|
6. |
Borang Laporan
Ketidakhadiran Staf Kali Pertama |
|
7. |
Borang Laporan
Ketidakhadiran Staf Kali Kedua |
|
8. |
Surat Tunjuk Sebab Atas
Ketidakhadiran Bertugas |
|
9. |
Surat Amaran Bertulis Berhubung
Ketidakhadiran Bertugas |
|
10. |
Surat Amaran Bertulis Berhubung
Ketidakhadiran Bertugas |
|
11. |
Surat Arahan Hadir
Bertugas dengan Serta Merta |
|
12. |
Surat Pengesahan Sijil
Cuti Sakit |
|
13. |
Proses Tindakan Staf yang Tidak Berada
di Pejabat/ Ponteng Kerja |
|
14. |
Templat Laporan Pemantauan Keberadaan
Staf di Pejabat |
|
15. |
Surat Tunjuk Sebab Keberadaan di
Pejabat yang Tidak Memuaskan |
|
16. |
Surat Amaran (Pertama/Akhir) Bertulis
Berhubung Keberadaan di Pejabat yang Tidak
Memuaskan Templat Laporan Ketua
Jabatan atau Pegawai |
|
17. |
Pelapor kepada Jabatan Undang-Undang
untuk Tindakan Tatatertib |
|
18. |
Memo Arahan Lucut Hak
Emolumen |
1 . MAKSUD
TIDAK HADIR BERTUGAS
"Tidak hadir" dalam konteks
kehadiran untuk bertugas ialah tidak hadir bagi apa-apa tempoh masa pada masa
dan di tempat pegawai itu dikehendaki hadir untuk pelaksanaan tugasnya
(Peraturan 23, Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993).
Pegawai yang tidak hadir bertugas di atas sebab-sebab
berikut boleh dikenakan tindakan tatatertib:-
Tidak
hadir tanpa mengambil cuti.
ii. Tidak
hadir tanpa kebenaran.
Tidak
hadir tanpa sebab yang munasabah.
iv. Mengambil
cuti melebihi kelayakan.
Tidak
melapor diri setelah tamat Cuti Belajar, Cuti Sabatikal atau Cuti Tanpa Gaji.
vi. Tidak
hadir pada masa dan tempat yang ditetapkan (ponteng kerja).
vii. Tidak hadir atas alasan cuti sakit dan meminda atau
menggunakan Sijil Cuti Sakit palsu atau Sijil Cuti Sakit tidak diperaku Ketua
Jabatan.
2. PERUNTUKAN
UNDANG-UNDANG
Peraturan 23.(1) hingga (4), Peraturan-peraturan
Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 mengadakan peruntukan undang-undang
yang berkaitan dengan ketidakhadiran tanpa cuti:-
|
Peraturan 23.(1) - |
Maksud tidak hadir untuk bertugas |
|
Peraturan 23.(2) - |
Tindakan tatatertib kerana tidak hadir
tanpa cuti |
|
Peraturan 23.(3) - |
Tatacara dalam hal ketidakhadiran tanpa cuti |
|
Peraturan 23.(4) |
Tatacara jika pegawai tidak hadir tanpa cuti dan tidak
dapat dikesan |
|
Peraturan 39 - |
Pelucuthakan emolumen kerana tidak hadir untuk bertugas |
Adalah diingatkan bahawa pegawai yang tidak
hadir bertugas boleh dikenakan tindakan tatatertib dan mereka yang didapati
bersalah boleh dikenakan hukuman tatatertib sehingga buang kerja, selain
dilucutkan emolumennya pada hari beliau tidak hadir bertugas.
3. KATEGORI
PEGAWAI YANG TIDAK HADIR BERTUGAS
Pegawai yang tidak hadir bertugas boleh dikategorikan
kepada jenis-jenis berikut:-
Tidak
hadir bertugas dan dapat dikesan.
ii. Tidak hadir tujuh (7) hari bekerja
berturut-turut dan tidak dapat dikesan.
Tidak
hadir pada masa dan tempat yang ditetapkan (ponteng kerja).
Tidak hadir kerja dan meminda Sijil Cuti Sakit
atau memalsukan Sijil Cuti Sakit.
4. PERANAN
KETUA JABATAN/PENYELIA
Ketua Jabatan/penyelia adalah bertanggungjawab untuk
menjalankan kawalan dan pengawasan tatatertib ke atas pegawai-pegawai
bawahannya dan beliau perlu mengmbil tindakan yang bersesuaian bagi apa-apa
perlanggaran peruntukan peraturanperaturan tatatertib.
Seseorang Ketua Jabatan/pegawai penyelia yang tidak
menjalankan kawalan dan pengawasan tatatertib ke atas pegawai-pegawai
bawahannya atau tidak mengambil tinakan terhadap pegawai-pegawai bawahannya
yang melanggar mana-mana peruntukan peraturan-peraturan tatatertib hendaklah
disifatkan telah cuai dalam melaksanakan tugasnya dan tidak bertanggungjawab,
dan dia boleh dikenakan tindakan tatatertib.
Tindakan awal perlu diambil oleh Ketua Jabatan/Pegawai
Penyelia dengan memantau pegawai bawahan masing-masing dan menegur atau memberi
nasihat supaya pegawai sentiasa mematuhi waktu bekerja yang ditetapkan. Jika
teguran dan nasihat telah diberi oleh Ketua Jabatan/Penyelia, namun pegawai
masih mengulangi kesaiahan yang sama maka Ketua jabatan/penyelia perlu
melaporkan dengan segera kepada pihak berkuasa tatatertib yang berkenaan supaya
tindakan yang sewajarnya dapat diambil.
5. CARTA
ALIR TINDAKAN BAGI PEGAWAI TIDAK HADIR BERTUGAS
- PROSES TINDAKAN STAF TIDAK HADIR BERTUGAS
ATAU PONTENG KERJA
DAN DAPAT DIKESAN
|
Tanggungjawab |
Carta Alir |
Perincian |
Rekod/ Dokumen RuJukan |
|
Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia |
|
1.Buat
pemantauan/terima laporan staf tidak hadir bertugas sekurangkurangnya satu
(1) hari bekerja atau lebih secara berturut-turut atau berselang 2.i.Kesan
staf dan panggil balik untuk bertugas; ii.Beri surat tunjuk sebab kepada
staf. iii.Lengkapkan Borang Laporan Ketidakhadiran Staf. a. Borang
Laporan Ketidakhadiran Staf bagi kes kali pertama b. Borang
Laporan Ketidakhadiran Staf bagi kes kali kedua. 3.Buat pertimbangan penjelasan yang dikemukakan oleh
staf. 4. Jika penjeiasan staf diterima, arah staf kemuka
sijil cuti sakit atau mohon cuti rehat dan rekodkan penjelasan ketidakhadiran
staf dalam rekod. Jika penjelasan staf tidak diterima, ikut langkah 5 |
Surat Tunjuk Sebab Borang Laporan Ketidakhadiran Staf |
|
Tanggungjawab |
Carta Alir |
|
Perincian |
Rekod/ Dokumen Rujukan |
||||||||||||||||||
|
Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia |
|
5.Keluarkan
surat amaran pertama / surat amaran akhir kepada staf dan salinkan kepada
Unit Khidmat Pengurusan. 6.Rujuk
staf ke Bahagian Sumber Manusia (Seksyen Kaunseling & Psikologi). Laporan
sesi kaunseling hendaklah dihantar ke Ketua Jabatan / Pegawai Penyelia dalam
tempoh satu (1) bulan dari tarikh staf dirujuk menjalani kaunseling. 7.Kemuka
arahan lucut hak emolumen beserta salinan rekod kehadiran bagi harihari yang
telah disahkan bahawa staf telah tidak hadir bertugas ke Unit Khidmat
Pengurusan pada hari ke 21 butan berikutnya selepas ketidakhadiran staf. 8.Semak
arahan lucut hak emolumen dan salinan rekod kehadiran yang dihantar PTj; Khidmat Pengurusan
hantar laporan perubahan untuk pelucutan hak emolumen kepada Pejabat Kewangan
Negeri dan salinkan kepada staf yang telah dilucutkan hak emolumen dan Ketua Jabatan |
Surat Amaran Memo arahan lucut
hak emolument. |
|||||||||||||||||||
|
Tanggungjawab |
Carta Alir |
Perincian |
Rekod/Dokumen Rujukan |
|
Ketua
Jabatan/ Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia/ Jabatan UndangUndang |
|
9.Teruskan
pemantauan dan awasi perkembangan staf sama ada sikap telah berubah atau
masih mengulangi kesalahan yang sama. 10.i.Jika ya, proses tamat ii. Jika staf tidak berubah: a.Bagi
kesalahan kedua, ulang langkah (2) b.kesalahan
ketiga, ikut langkah 11. Hantar Laporan Ketua Jabatan Untuk Tindakan
Tatatertib ke Jabatan Undang-Undang beserta: i.
Borang Laporan; Ketidakhadiran Staf (Kali Pertama dan
Kedua); ii. Salinan Rekod kehadiran; iii. Salinan laporan sesi kaunseling; dan iv. Salinan surat-surat amaran. |
Laporan Ketua Jabatan/Pegawai Pelapor. |
- PROSES TINDAKAN STAF TIDAK HADIR BERTUGAS
TUJUH (7) HARI
BERTURUT-TURUT DAN TIDAK DAPAT DIKESAN
|
Tanggungjawab |
Carta Alir |
Perincian |
Rekod/ Dokumen Rujukan |
|
Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia/Khidmat Pengurusan |
|
1.Buat pemantauan / terima laporan staf tidak hadir
bertugas tujuh bekerja berturut-turut dan usaha-usaha sewajarnya untuk
mencari dan mengesan staf telah dilakukan tetapi masih gagal 2. Hantar surat arahan kembali bertugas serta merta di
alamat akhirnya yang diketahui secara Pos Berdaftar Akuan Terima (AR) atau
serahan tangan (penerimaan direkodkan). 3.i. Jika staf lapor diri, ikut Proses Tindakan Staf
Tidak hadir Bertugas atau Ponteng Kerja dan Dapat Dikesan ii.
Jika staf tidak lapor diri bertugas, ikut langkah (4) 4.Laporkan kepada Khidmat
Pengurusan berhubung ketidakhadiran staf dan salinan dokumen yang menunjukkan
segala usaha dan tindakan telah dilakukan untuk mengesan staf. Laporan perlu
dimajukan dalam tempoh sebulan dari hari ketujuh ketidakhadiran staf. 5. Ketua Jabatan kemuka arahan lucut hak emolument dalam 14
hari dari hari ketujuh ketidakhadiran staf |
Surat Arahan Kembali Bertugas |
|
Tanggungjawab |
Carta Alir |
Perincian |
Rekod/ Dokumen Rujukan |
|
Khidmat Pengurusan/ Jawatankuasa Tatatertib Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia/ Khidmat Pengurusan Bahagian Sumber Manusia/ Pejabat Kewangan Negeri |
|
6.i.Siarkan notis dalam sekurang-kurangnya satu surat
khabar harian yang diterbitkan dalam bahasa kebangsaan dan mempunyai edaran
di seluruh negara; ii.Notis
tersebut hendaklah mengandungi fakta ketidakhadiran staf dan arahan kembali
bertugas dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh penyiaran. 7. Jika
staf hadir, tindakan tatatertib akan diambil oleh Khidmat Pengurusan. 8. Jika
staf masih tidak lapor diri, Khidmat Pengurusan akan mewartakan pembuangan
kerja staf. |
|
-
PROSES TINDAKAN STAF TIDAK HADIR BERTUGAS
DENCAN MEMINDA SIJIL CUTI SAKIT ATAU MENGEMUKAKAN SIJIL CUTI SAKIT PALSU
|
Tanggungjawab |
Carta Alir |
Perincian |
Rekod/ Dokumen Rujukan |
|
Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia Pejabat Kewangan Negeri/Pegawai Penyelia/Khidmat
Pengurusan |
|
1.Terima laporan atau timbul keraguan berhubung sijil
cuti sakit yang dikemukakan staf. 2. Dapatkan pengesahan melalui surat daripada hospital
/ klinik yang mengeluarkan sijil cuti sakit tersebut. 3.i. Jika ya, ikut Langkah (4) ii.Jika
tidak, proses tamat 4.Laporkan kepada Khidmat
Pengurusan untuk tindakan tatatertib kerana telah tidak hadir bertugas dengan
meminda sijil cuti sakit atau mengemukakan sijil cuti sakit palsu dengan
mengemukakan bukti-bukti pengesahan dari Hospital/Klinik dan arahan lucut hak
emolumen. 5. Tindakan lucut hak emolumen |
Surat Mohon Pengesahan Sijil Cuti Sakit |
PEJABAT TANAH DAN GALIAN
PULAU PINANG 
6. BORANG
LAPORAN KETIDAKHADIRAN STAF KALI PERTAMA
MAKLUMAT STAF
Nama :
……………………………………………………………………………………………………………
Jawatan dan Gred : ……………………………………………………………………………………………………………
Jabatan :
……………………………………………………………………………………………………………
Tarikh Tidak Hadir
: Bil Tarikh Tempoh Masa
Tidak Hadir
Bertugas
(Hari/Jam/Masa)
Bertugas Tanpa cuti / 1. ………………………….. ……………………………………..
Tanpa Kebenaran / 2. ………………………….. ……………………………………..
Tanpa
Sebab Munasabah 3. ………………………….. ……………………………………..
4. ………………………….. ……………………………………..
LAPORAN
KETUA JABATAN 1 PEGAWAI PENYELIA
Tarikh
Siasatan : ………………………………………………………………………………………………
Tarikh Teguran Kepada Staf : ………………………………………………………………………………………………
Alasan / Maklumbalas Staf : 1……………………………………………………………………………………………
..……………………………………………………………………………………………
2……………………………………………………………………………………………
..……………………………………………………………………………………………
3……………………………………………………………………………………………
..……………………………………………………………………………………………
4……………………………………………………………………………………………
..……………………………………………………………………………………………
..……………………………………………………………………………………………
PERAKUAN
KETUA JABATAN 1 PEGAWAI PENYELIA
Setelah saya mendengar dan menimbangkan
penjelasan yang diberikan oleh staf beserta dokumen sokongan yang dikemukakan
(jika berkaitan) berkenaan ketidakhadiran bertugas tanpa cuti / tanpa mendapat
kebenaran terlebih dahulu / tanpa sebab yang munasabah dengan ini: -
Bersetuju
dengan penjelasan yang diberikan dan staf hendaklah merekodkan alasan
ketidakhadiran bertugas dalam sistem myAkrab untuk kelulusan;
DAN
ii.
Memperaku dan menerima Sijil Cuti Sakit yang dikemukakan atau mengarahkan staf
memohon cuti rehat.
ATAU
iii.
Tidak bersetuju dengan alasan dan keterangan yang diberikan oleh staf dan bagi
hari-hari / tempoh ketidakhadiran tersebut, staf hendaklah dikenakan tindakan
lucut hak emolumen.
Perakuan/Ulasan Lanjut (jika berkaitan)
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………..
Tandatangan & Cop Ketua
Jabatan /
Pegawai Penyelia Tarikh:
* Sila tandakan (4) di kotak
yang berkenaan
** Untuk simpanan dan rekod PTj sahaja
PEJABAT TANAH DAN GALIAN
PULAU PINANG 
7. BORANG
LAPORAN KETIDAKHADIRAN STAF KALI PERTAMA
MAKLUMAT STAF
Nama :
……………………………………………………………………………………………………………
Jawatan dan Gred : ……………………………………………………………………………………………………………
Jabatan :
……………………………………………………………………………………………………………
Tarikh Tidak Hadir
: Bil Tarikh Tempoh Masa
Tidak Hadir
Bertugas
(Hari/Jam/Masa)
Bertugas Tanpa cuti / 1. ………………………….. ……………………………………..
Tanpa Kebenaran / 2. ………………………….. ……………………………………..
Tanpa
Sebab Munasabah 3. ………………………….. ……………………………………..
4. ………………………….. ……………………………………..
LAPORAN
KETUA JABATAN 1 PEGAWAI PENYELIA
Tarikh
Siasatan : ………………………………………………………………………………………………
Tarikh Teguran Kepada Staf : ………………………………………………………………………………………………
Alasan / Maklumbalas Staf : 1……………………………………………………………………………………………
..……………………………………………………………………………………………
2……………………………………………………………………………………………
..……………………………………………………………………………………………
3……………………………………………………………………………………………
..……………………………………………………………………………………………
4……………………………………………………………………………………………
..……………………………………………………………………………………………
..……………………………………………………………………………………………
PERAKUAN
KETUA JABATAN 1 PEGAWAI PENYELIA
Setelah saya mendengar dan menimbangkan
penjelasan yang diberikan oleh staf beserta dokumen sokongan yang dikemukakan
(jika berkaitan) berkenaan ketidakhadiran bertugas tanpa cuti / tanpa mendapat
kebenaran terlebih dahulu / tanpa sebab yang munasabah dengan ini: -
iv.
Bersetuju
dengan penjelasan yang diberikan dan staf hendaklah merekodkan alasan
ketidakhadiran bertugas dalam sistem myAkrab untuk kelulusan;
DAN
v.
Memperaku
dan menerima Sijil Cuti Sakit yang dikemukakan atau mengarahkan staf memohon
cuti rehat.
ATAU
vi.
Tidak bersetuju dengan alasan dan keterangan yang diberikan oleh staf dan bagi
hari-hari / tempoh ketidakhadiran tersebut, staf hendaklah dikenakan tindakan
lucut hak emolumen.
Perakuan/Ulasan Lanjut (jika berkaitan)
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………..
Tandatangan & Cop Ketua
Jabatan /
Pegawai Penyelia Tarikh:
* Sila tandakan (4) di kotak
yang berkenaan
** Untuk simpanan dan rekod PTj sahaja
8.
SURAT TUNJUK SEBAB ATAS KETIDAKHADIRAN BERTUGAS
Nama Staf
Alamat
Tuan,
SURAT
TUNJUK SEBAB ATAS KETIDAKHADIRAN BERTUGAS
Perkara di atas adalah dirujuk.
2.
Berdasarkan rekod kehadiran bekerja tuan di
dalam rekod kehadiran, (Nama Staf dan No. Kad Pengenalan) didapati tidak hadir
bertugas tanpa cuti atau tanpa terlebih dahulu mendapatkan kebenaran atau tanpa
sebab yang munasabah pada tarikh-tarikh berikut:-
|
Bulan |
Tarikh |
Bilangan Hari |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
JUMLAH BILANGAN HARI TIDAK HADIR BERTUGAS |
|
|
(Salinan rekod kehadiran tuan adalah seperti yang
dilampirkan)
3.
Ketidakhadiran tuan pada tarikh tersebut
boleh dikenakan tindakan tatatertib selaras dengan (Peraturan 23,
Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993) dan melanggar
tatakelakuan di bawah Peraturan 3(2)(g), Peraturan yang sama.
4.
Sehubungan itu, tuan diminta untuk memberi
penjelasan bertulis mengapa tindakan tatatertib tidak boleh diambil terhadap
tuan dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh surat ini. AMBIL PERHATIAN, kegagalan tuan mengemukakan maklumbalas dalam
tempoh yang ditetapkan boleh menyebabkan tindakan tatatertib dimulakan terhadap
tuan tanpa merujuk kepada tuan lagi.
Sekian, terima kasih.
“MALAYSIA MADANI”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“CEKAP, AKAUNTABILITI, TELUS”
Saya yang menjalankan amanah,
(NAMA KETUA JABATAN) Nama PTj
s.k.
Bahagian Sumber Manusia
9. SURAT AMARAN BERTULIS BERHUBUNG
KETIDAKHADIRAN BERTUGAS
Nama
Staf
Alamat
Tuan,
AMARAN BERTULIS BERHUBUNG KETIDAKHADIRAN BERTUGAS
Saya merujuk kepada perkara di atas.
2.
Berdasarkan rekod kehadiran bekerja tuan di
dalam rekod kehadiran, (Nama Staf dan No. Kad Pengenalan) didapati tidak hadir
bertugas tanpa cuti atau tanpa terlebih dahulu mendapatkan kebenaran atau tanpa
sebab yang munasabah pada tarikh-tarikh berikut:-
|
|
Tarikh |
Bilangan Hari |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
JUMLAH BILANGAN HARI TIDAK HADR BERTUGAS |
|
|
(Salinan rekod kehadiran tuan adalah seperti yang
dilampirkan)
3.
Ketidakhadiran tuan pada tarikh tersebut
boleh dikenakan tindakan tatatertib selaras dengan (Peraturan 23,
Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993) dan melanggar
tatakelakuan di bawah Peraturan 3(2)(g), Peraturan yang sama.
4.
Sehubungan itu, tuan dengan ini diberikan
AMARAN PERTAMA agar tuan tidak mengulangi perbuatan tersebut di masa akan
datang.
Sekian, terima kasih.
“MALAYSIA MADANI”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“CEKAP, AKAUNTABILITI, TELUS”
Saya yang menjalankan amanah,
(NAMA KETUA JABATAN) Nama PTj
s.k. -
Bahagian Sumber Manusia
10. SURAT AMARAN BERTULIS
BERHUBUNG KETIDAKHADIRAN BERTUGAS
Nama
Staf
Alamat
Tuan,
AMARAN BERTULIS
BERHUBUNG KETIDAKHADIRAN BERTUGAS
Saya merujuk kepada
perkara di atas.
Berdasarkan rekod kehadiran bekerja tuan
di dalam rekod kehadiran, (Nama Staf dan No. Kad Pengenalan) didapati tidak
hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa terlebih dahulu mendapatkan kebenaran atau
tanpa sebab yang munasabah pada tarikh-tarikh berikut:-
|
Bulan |
Tarikh |
Bilangan Hari |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
JUMLAH BILANGAN HARI TIDAK HADIR BERTUGAS |
|
|
(Salinan rekod kehadiran tuan adalah seperti yang
dilampirkan)
2.
Ketidakhadiran tuan pada tarikh tersebut
boleh dikenakan tindakan tatatertib selaras dengan (Peraturan 23,
Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993) dan melanggar
tatakelakuan di bawah Peraturan 3(2)(g), Peraturan yang sama.
3.
Sehubungan itu, tuan dengan ini diberikan
AMARAN TERAKHIR agar tuan tidak mengulangi perbuatan tersebut di masa akan
datang.
Sekian, terima kasih.
“MALAYSIA MADANI”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“CEKAP, AKAUNTABILITI, TELUS”
Saya yang menjalankan amanah,
(NAMA KETUA JABATAN) Nama
PTj
s.k. -
Bahagian Sumber Manusia
11. SURAT AMARAN HADIR BERTUGAS DENGAN SERTA
MERTA
Nama Staf
Alamat
Tuan,
ARAHAN
HADIR BERTUGAS DENGAN SERTA MERTA
Perkara di atas adalah dirujuk.
2.
Berdasarkan rekod kehadiran bekerja tuan di
dalam rekod kehadiran, (Nama Staf dan No. Kad Pengenalan) didapati tidak hadir
bertugas tanpa cuti atau tanpa terlebih dahulu mendapatkan kebenaran atau tanpa
sebab yang munasabah pada tarikh-tarikh berikut:-
|
|
Tarikh |
Bilangan Hari |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
JUMLAH BILANGAN HARI TIDAK HADIR BERTUGAS |
|
|
(Salinan rekod kehadiran tuan adalah seperti yang
dilampirkan)
3.
Ketidakhadiran tuan pada tarikh tersebut
boleh dikenakan tindakan tatatertib selaras dengan (Peraturan 23,
Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993) dan melanggar
tatakelakuan di bawah Peraturan 3(2)(g), Peraturan yang sama. Dengan ini tuan
dikehendaki HADIR BERTUGAS SERTA MERTA.
Sekian, terima kasih.
“MALAYSIA MADANI”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“CEKAP, AKAUNTABILITI, TELUS”
Saya yang menjalankan amanah,
(NAMA KETUA JABATAN) Nama
PTj
s.k. -
Bahagian Sumber Manusia
12. SURAT PENGESAHAN
SIJIL CUT' SAKIT
Nama KliniK/Hospital
Alamat
Klinik/Hospital
u/p: Dr xxx (Doktor yang
menandatangani sijil cuti sakit)
Tuan,
PENGESAHAN SIJIL CUTI SAKIT
NAMA :
NO.
K/P :
JAWATAN
& GRED :
ORGANISASI 
Saya merujuk kepada perkara di atas.
2.
Dimaklumkan bahawa Jabatan ini telah menerima
sijil cuti sakit dari pegawai tersebut di atas.
3.
Walaubagaimanapun, Jabatan ini ingin memohon
kerjasama tuan untuk mengesahkan sijil cuti sakit yang telah dikeluarkan oleh
<nama klinik/hospital> seperti berikut:-
|
No. sijil cuti sakit |
Tarikh cuti sakit |
Bilangan Hari |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.
Sehubungan itu, mohon kerjasama tuan untuk
mengesahkan sijil cuti sakit yang telah dikemukakan oleh pegawai. Salinan cuti
sakit tersebut dilampirkan bersama-sama surat ini. Kerjasama, perhatian dan
tindakan tuan berkenaan perkara ini amatlah diharapkan.
Sekian, terima kasih.
“MALAYSIA MADANI”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“CEKAP, AKAUNTABILITI, TELUS”
Saya yang menjalankan amanah,
(NAMA KETUA JABATAN) Nama
PTj
s.k. -
Bahagian Sumber Manusia
*Nota: Lampirkan salinan sijil cuti sakit yang berwarna
13. PROSES TINDAKAN STAF YANG TIDAK BEUDA Dl
PEJABAT 1 PONTENG KERJA
|
Tanggungjawab |
Carta Alir |
Perincian |
Rekod/ Dokumen RuJukan |
|
Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia/ Pegawai Psikologi |
|
1.Buat pemantauan
staf di pejabat. Rekodkan pemantauan. 2.Beri surat tunjuk
sebab kepada staf berkenaan keberadaan di pejabat. 3.Buat pertimbangan
bagi penjelasan yang dikemukakan oleh staf. 4.Jika penjelasan
staf diterima, kes selesai. 5.Jika penjelasan
staf tidak diterima, keluarkan surat amaran pertama / kedua kepada staf dan
salinkan kepada Bahagian Sumber Manusia (Seksyen Pengurusan Perkhidmatan). 6.Rujuk staf ke
Bahagian Sumber Manusia (Seksyen Kaunseling & Psikologi). Laporan sesi
kaunseling hendaklah dihantar ke Ketua Jabatan / Pegawai Penyelia dalam
tempoh satu (1) bulan dari tarikh staf dirujuk menjaiani sesi kaunseling. |
Laporan Pemantauan Keberadaan Staf Surat Tunjuk Sebab Keberadaan di Pejabat Surat Amaran |
|
Tanggungjawab |
Carta Alir |
Perincian |
Rekod/ Dokumen Rujukan |
|
Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia
Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia |
|
7. Teruskan
pemantauan dan awasi perkembangan staf sama ada sikap telah berubah atau
masih mengulangi kesalahan yang sama. i. Jika Ya proses tamat ii. Jika staf tidak berubah: a. kesalahan kedua, ulang langkah (2) b.Bagi kesalahan ketiga ikut langkah (8) 8.
Hantar Laporan Ketua Jabatan Untuk
Tindakan Tatatertib ke Jabatan Undang-Undang beserta: i.Salinan
rekod pemantauan; ii.Salinan
surat sebab; iii.Salinan
surat jawapan staf (jika ada); iv.Salinan surat-surat
amaran |
|
14.
TEMPLAT LAPORAN PEMANTAUAN KEBERADAAN STAF Dl PEJABAT
Nama staf :
Jawatan :
PTj :
|
Tarikh |
Masa Ketiadaan di Pejabat |
Catatan / Nota |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Disediakan oleh
Nama
Jawatan :
PTj :
(Pegawai Pernantau)
15. SURAT TUNJUK SEBAB KEBERADAAN Dl PEJABAT
YANG TIDAK MEMUASKAN
Nama Staf
Alamat
Tuan,
SURAT
TUNJUK SEBAB KEBERADAAN Dl PEJABAT YANG TIDAK MEMUASKAN
Perkara di atas adalah dirujuk.
2.
Berdasarkan rekod pemantauan jabatan, (Nama
Staf dan No. Kad Pengenalan) didapati tidak berada di pejabat pada tarikh dan
masa berikut walaupun rekod kehadiran menunjukkan tuan telah merakam masuk:-
|
Tarikh
dan hari |
Masa
ketiadaan di pejabat |
Pegawai
Pemantau |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(dilampirkan rekod pemantauan keberadaan tuan di pejabat
untuk rujukan)
3.
Ketidakberadaan tuan pada tarikh dan masa
tersebut boleh menyebabkan tuan/puan dikenakan tindakan tatatertib selaras (Peraturan
23, Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993) dan
melanggar tatakelakuan di bawah Peraturan 3(2)(g), Peraturan yang sama.
4.
Sehubungan itu, tuan diminta untuk memberi
penjelasan bertulis mengapa tindakan tatatertib tidak boleh diambil terhadap
tuan dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh surat ini. AMBIL PERHATIAN, kegagalan tuan mengemukakan maklumbalas dalam
tempoh yang ditetapkan boleh menyebabkan tindakan tatatertib dimulakan terhadap
tuan tanpa merujuk kepada tuan lagi.
Sekian, terima kasih.
“MALAYSIA MADANI”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“CEKAP, AKAUNTABILITI, TELUS”
Saya yang menjalankan amanah,
(NAMA KETUA JABATAN) Nama
PTj
s.k. -
Bahagian Sumber Manusia
16. SURAT AMARAN (PERTAMA 1 AKHIR) BERTULIS
BERHUBUNG KEBERADAAN Dl PEJABAT YANG TIDAK MEMUASKAN
Nama Staf
Alamat
Tuan,
AMARAN
(PERTAMA 1 AKHIR) BERTULIS BERHUBUNG KEBERADAAN Dl PEJABAT YANG TIDAK MEMUASKAN
Saya merujuk kepada perkara di atas.
2.
Berdasarkan rekod pemantauan jabatan, (Nama
Staf dan No. Kad Pengenalan) didapati tidak berada di pejabat pada tarikh dan
masa berikut walaupun rekod kehadiran menunjukkan tuan telah merakam masuk:-
|
Tarikh dan hari |
Masa ketiadaan di pejabat |
Pegawai Pemantau |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(Salinan rekod pemantauan keberadaan adalah seperti yang
dilampirkan)
3.
Keberadaan tuan di pejabat pada tarikh dan
masa tersebut yang memuaskan boleh diertikan sebagai tidak bertanggungjawab dan
tuan boleh dikenakan tindakan tatatertib selaras dengan (Peraturan 3(2)(g),
Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993).
4.
Sehubungan itu, tuan dengan ini diberikan
AMARAN PERTAMA 1 TERAKHIR agar tuan tidak mengulangi perbuatan tersebut di masa
akan datang.
Sekian, terima kasih.
“MALAYSIA MADANI”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“CEKAP, AKAUNTABILITI, TELUS”
Saya yang menjalankan amanah,
(NAMA KETUA JABATAN) Nama
PTj
s.k. -
Bahagian Sumber Manusia
17. TEMPLAT LAPORAN KETUA JABATAN ATAU
PEGAWAI PELAPOR KEPADA JABATAN UNDANG.UNDANG UNTUK TINDAKAN TATATERTIB
1. PENDAHULUAN
Laporan ini dikemukakan kepada Jabatan
Undang-Undang selaku Urus Setia Jawatankuasa Tatatertib bagi melaporkan
perlanggaran tatakelakuan yang dilakukan oleh
……………………………………………………………………………………………………..
(selepas ini durujuk
sebagai 'Pegawai’ ) kerana melanggar Peraturan-peraturan Pegawai
Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993.
2. BUTIR- BUTIR PEGAWAI
Nama :
No. Kad Pengenalan :
Tarikh Lahir :
Umur :
Tarikh Mula Lantikan Dalam :
Perkhidmatan Universiti
Jawatan Sekarang :
Tarikh
Dilantik Dalam Jawatan :
Sekarang
Tarikh Disahkan Dalam Jawatan :
Taraf Perkhidmatan :
3.
KRONOLOGI
KES
Laporan ini
hendaklah mengandungi:
Nyatakan
kesalahan yang dilakukan
Tarikh
dan masa kejadian
Bukti
kesalahan (contohnya: gambar rekod kedatangan, pengesahan doctor dll)
iv Nama saksi (jika ada, beserta no staf/kad
pengenalan, jawatan, fakulti/jabatan/bahagian)
V. Keterangan saksi
vi. Dokumen/peraturan yang ditetapkan oleh
fakulti/jabatan/bahagian (beserta bukti)
vii. Lain-lain maklumat yang boleh membantu
(contohnya surat tunjuk sebab, surat arahan tahan gaji untuk kes tidak hadir
bertugas dll)
(*disertakan bersama
Laporan ini)
4. PERATURAN YANG DILANGGAR
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
5. ULASAN
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
6.
STATUS TERKINI KES (Nyatakan mengenai status kes semasa Laporan ini disediakan
dan bukti, sekiranya ada)
Disediakan Oleh:
………………………………………………………….
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
18. MEMO ARAHAN LUCUT HAK EMOLUMEN
MEMO
UNIT
KHIDMAT PENGURUSAN
PEJABAT
TANAH DAN GALIAN PULAU PINANG
Ruj Kami : Tarikh:
Kepada
:
Daripada :
Salinan
:
Perkara
: ARAHAN LUCUT HAK EMOLUMEN
NAMA STAF :
NO.
KIP :
JAWATAN
& GRED:
Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
2.
Adalah dimaklumkan bahawa staf seperti
butiran di atas didapati telah tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa
terlebih dahulu mendapat kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah pada
tarikh-tarikh berikut:
|
Tahun 20xx |
||
|
Bulan |
Tarikh |
Jumlah
Hari |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Jumlah
Keseluruhan Hari |
|
|
3.
Sehubungan itu, mohon tuan membuat potongan
emolumen staf pada tarikh-tarikh seperti yang dinyatakan. Bersama-sama ini juga
disertakan salinan rekod kehadiran staf tersebut untuk rujukan dan rekod.
Sekian untuk perhatian dan tindakan tuan selanjutnya.
Terima kasih.
“MALAYSIA MADANI”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“CEKAP, AKAUNTABILITI, TELUS”
Saya yang menjalankan amanah,
(NAMA KETUA JABATAN / PEGAWAI PENYELIA)
Tiada ulasan:
Catat Ulasan